POLÍTICA DE PRIVACIDAD

Última modificación: 9 de mayo de 2018

Fecha de entrada en vigor: 25 de mayo de 2018

 

RONIN International es una empresa independiente de estudios de mercado radicada en Londres, Reino Unido. Nos tomamos muy en serio la privacidad de todos los usuarios de nuestro sitio web y de los participantes de nuestros estudios. Desarrollamos esta Política de privacidad para informarle de los principios que regulan el uso que hacemos de sus datos personales y ayudarle a entender quiénes somos y cómo trabajamos.

La presente Política se aplica a los datos recogidos en el sitio web de RONIN International y a los datos que recopilamos y almacenamos sobre usted para los estudios de mercado que realizamos en línea y por teléfono, ya sea como participante ocasional o como miembro de nuestros paneles de estudios de mercado. Para su comodidad, esta Política incluye enlaces a los recursos que pueden ayudarle a entender cómo esta se aplica a usted. La Política no se aplica a estos recursos externos y solo incluimos los enlaces a título informativo y con fines de consulta. Si visita los sitios de estos terceros, quedará sujeto a sus respectivas políticas de privacidad. Sírvase consultarlas para obtener información sobre el uso de sus datos.

1.      Nuestro trabajo

¿Qué son los estudios de mercado?

Realizamos estudios de mercado por vía telefónica y en línea en todo el mundo desde nuestra oficina del Reino Unido para satisfacer las necesidades que nuestros clientes y los clientes de estos (o como representante de sus clientes potenciales) tienen de conocerle a usted, el mercado en el que reside y trabaja, y los productos y servicios que utiliza.

2.      Nuestros clientes

¿Para quién trabajamos?

Nuestros estudios se realizan en nombre de diversos clientes, como pequeñas empresas que desean desarrollar los productos y servicios que mejor se adapten a sus necesidades, agencias de investigación contratadas por fabricantes de productos farmacéuticos que necesitan conocer la eficacia de sus productos, organismos gubernamentales que quieren saber cómo configurar las políticas futuras, y otros interesados. Podemos ejecutar proyectos para otros promotores, como empresas de consultoría y empresarios.

Solo llevamos a cabo proyectos de estudios de mercado. Su participación en nuestros estudios nunca dará lugar a comunicaciones de ventas o marketing por nuestra parte, por parte de nuestros clientes o de terceros vinculados. Los estudios de mercado cumplen una función importante, ya que permiten que las empresas avancen y ofrezcan mejores servicios y, cuando se trata de estudios de mercado enmarcados en el ámbito de la atención sanitaria, nos permiten notificar casos de acontecimientos adversos experimentados por pacientes para apoyar las iniciativas de los departamentos de farmacovigilancia de todo el mundo.   

3.      Por qué nos ponemos en contacto con usted

Nos hemos puesto en contacto con usted.

En todas las comunicaciones que le enviemos, como invitaciones por correo electrónico o llamadas telefónicas, nos identificaremos claramente y explicaremos el propósito de nuestro contacto.

Cuando nos pongamos en contacto con usted, por lo general será con uno de los siguientes fines:

  • Invitarle a participar en un estudio de mercado o una encuesta de satisfacción de clientes
  • Llevar a cabo una entrevista telefónica enmarcada en un estudio de mercado
  • Verificar las respuestas que ofreció en un estudio de mercado reciente
  • Validar su registro en nuestro panel de estudios de mercado
  • Si forma parte de un panel, actualizar y garantizar la exactitud de nuestros registros

En ocasiones, podemos ponernos en contacto con usted con otros fines; pero, antes de hacerlo, le pediremos permiso. Si nos ponemos en contacto con usted por otros motivos, siempre nos aseguraremos de que el propósito sea compatible con su consentimiento previo.

En casi todos los casos, solo trataremos los datos sobre la base de su consentimiento informado para hacerlo. La única excepción a esta norma será en los casos en que compartamos sus datos de contacto con un tercero cuidadosamente seleccionado para llevar a cabo una validación de su información, como confirmar su participación en un estudio reciente. Lo hacemos para asegurarnos de cumplir nuestros estrictos criterios de calidad y porque no resultaría práctico solicitar su consentimiento para ello. Este es un interés legítimo de una empresa como la nuestra, pero siempre lo haremos con arreglo a la presente Política y solo después de evaluar detenidamente cómo afectará a su privacidad. Si el resultado de la evaluación no es satisfactorio, no seguiremos adelante.

4.      Cómo nos ponemos en contacto con usted y fuentes de nuestros datos de contacto

Cómo contactamos con usted

Los datos de contacto que tenemos sobre usted pueden proceder de diversas fuentes. Siempre le informaremos de la fuente de sus datos de contacto cuando hable con nosotros.

  • Por correo electrónico Si contactamos con usted por correo electrónico, antes habrá hablado con nosotros y nos habrá comunicado su interés por participar en estudios similares. En este punto, usted nos habrá facilitado una dirección de correo electrónico que usaremos para tal fin. Opcionalmente, podemos contactar con usted en nombre de nuestro cliente. Si este le suministra productos o le presta algún servicio, puede habernos pedido que hablemos con usted en calidad de agencia de investigación independiente, para conocer su grado de satisfacción. A veces, las empresas también nos piden que realicemos encuestas internas de satisfacción del personal. En la política de privacidad de nuestro cliente se indicará que a veces comparte sus datos y trabaja con empresas como la nuestra con fines de estudio de mercados.

 

  • Por teléfono Si nos ponemos en contacto con usted a través del teléfono, se aplica todo lo anterior, y le informamos de que es posible que hayamos encontrado su número de teléfono en bases de datos de acceso público y nos hayamos puesto en contacto con usted porque creemos que cumple los criterios de nuestro estudio. Este proceso se denomina «trabajo de documentación» y nos ayuda a localizar candidatos idóneos para nuestros estudios por teléfono, en función del país de residencia, el puesto de trabajo o el sector de la industria. En ocasiones, también trabajamos con proveedores terceros que crean listas de información de acceso público para ayudarnos a contactar con las personas idóneas. De manera alternativa, su número de teléfono puede haberse marcado como resultado de un proceso denominado «marcación aleatoria»; visite https://www.ronin.com/telephone si desea más información.

 

  • Otros métodos En ocasiones, enviamos documentación sobre nuestra labor a su lugar de trabajo, para que se ponga en contacto con nosotros en caso de estar interesado. Puede que vea publicaciones nuestras en las redes sociales. Si utiliza LinkedIn, puede que haya sido el destinatario de una de nuestras campañas. Siempre que esto ocurra, le pediremos que nos envíe detalles sobre usted y nos pondremos directamente en contacto con usted para confirmar que cumple los criterios de un estudio concreto.

5.      Los datos que recogemos

¿Qué información recogemos sobre usted?

En nuestro sitio web En nuestro formulario de contacto recogeremos la siguiente información sobre usted: su nombre, su dirección de correo electrónico, el nombre de su empresa y un número de teléfono. Esto nos permite ayudarle con su consulta y ofrecerle la información que podamos obtener. 

Si desea unirse a nuestras comunidades de TI o Atención sanitaria, le pediremos su nombre completo, número de teléfono, dirección de correo electrónico, especialidad médica o cargo, y su país de residencia. Estos datos los utilizamos para que nuestro equipo pueda ponerse en contacto con usted y validar los datos como miembro de nuestro panel de estudios de mercado. Le formularemos algunas preguntas más para conocer sus circunstancias concretas.

Si solicita unirse a nuestros equipos de estudios telefónicos, le pediremos el mismo tipo de información, pero además solicitaremos su dirección para comprobar si le resultaría fácil trabajar con nosotros y, por supuesto, necesitaremos saber qué idiomas habla.  También puede adjuntar un CV al formulario para que nuestro equipo lo revise.

Por teléfono Como le diremos cada vez que hablemos con usted por teléfono, grabaremos todas las llamadas para comprobar que nuestros equipos le tratan de una forma justa, profesional y educada, y para ofrecerle un nivel de servicio acorde con nuestras normas internas y las contempladas en los Códigos de conducta pertinentes. Antes de proceder con la llamada, le preguntaremos si autoriza esta grabación, advirtiéndole de que esta solo se compartirá con los empleados de RONIN que tengan responsabilidades de control de calidad, salvo que exista otro fin que requiera la grabación, como el análisis, en cuyo caso le pediremos que autorice esta grabación por separado antes de seguir adelante.

 

6.      Pagos de incentivos

Gane dinero participando en estudios valiosos

Si participó en uno de nuestros estudios, es posible que tenga derecho a percibir un incentivo (también denominado honorario o pago). El valor de este incentivo variará en función de la duración, la complejidad y el tema del estudio. Siempre le comunicaremos por adelantado el valor, la moneda y el método de pago del incentivo.

Todos los pagos de incentivos de RONIN International están regulados por Condiciones generales específicas disponibles en: https://www.ronin-rewards.com/terms-and-conditions/. Gestionamos personalmente todos los pagos de incentivos de nuestros estudios, aunque en ocasiones reclutamos a participantes para estudios de terceros. De ser así, el programa de incentivos puede estar administrado por dicho tercero. Le informaremos de este punto cuando nos pongamos en contacto con usted para realizar un estudio.

Necesitaremos su dirección de correo electrónico para enviarle un cupón de Amazon o proceder al pago a través de PayPal. Su dirección de correo electrónico solo se utilizará para enviarle este pago y se eliminará una vez confirmada la recepción del pago a su entera satisfacción, salvo que haya autorizado su uso para otros fines.

7.      Nuestra función en el tratamiento de sus datos

¿Quién es el responsable de sus datos?

Cuando nos pongamos en contacto con usted, le diremos siempre quiénes somos y le proporcionaremos nuestros datos de contacto y los nombres de los responsables del tratamiento que deciden cómo deben tratarse sus datos. Normalmente, nuestros clientes nos encomiendan que nos pongamos en contacto con usted, bien como particular o como profesional que encaja en la categoría de encuestados solicitados, y esto significa que ellos son los responsables del tratamiento, es decir, sin ellos, no tendría lugar el tratamiento de los datos. Esto se aplica aunque su relación solo sea con nosotros y ellos nunca reciban sus datos personales (si este fuera el caso, le pediríamos su consentimiento informado explícito antes de hacerlo). En función de las circunstancias, podemos ser responsables conjuntos del tratamiento. Puesto que cuando participa en nuestros estudios establece una relación con nosotros, tenemos la obligación legal de dar efecto a algunos de sus derechos, en caso de que decida ejercerlos. Sírvase seguir leyendo para saber lo que esto significa y cómo puede afectarle.

8.      Responsables del tratamiento y encargado del tratamiento

¿Quién es el responsable de sus datos?

En un estudio de mercado, varias partes se unen para formar la denominada «cadena del estudio». Empieza con el promotor del estudio, la empresa que se decide a llevar a cabo un proyecto de estudio de mercado. Sigue con la agencia de estudios, que diseña el estudio y notifica sus resultados al promotor del mismo. A continuación, interviene la agencia de trabajo de campo, que ejecuta el estudio en línea y por teléfono y habla con participantes de todo el mundo para recabar las opiniones y las perspectivas necesarias para redactar los informes. Además, pueden participar otros terceros para ayudar con determinados elementos especializados del proyecto, que pueden variar mucho de unos proyectos a otros.

En virtud de la legislación aplicable en materia de protección de datos, un responsable del tratamiento es la entidad que determina el fin para el que se tratan los datos («¿por qué?») y el modo en que se hace («¿cómo?»). Por otro lado, el encargado del tratamiento actuará siguiendo las instrucciones concretas del responsable del tratamiento y conservará sus datos solo durante el tiempo necesario para llevar a cabo el trabajo solicitado por este último. Normalmente, en cualquier proyecto de estudio de mercado habrá más de un responsable del tratamiento y también puede incluir el apoyo de varios encargados del tratamiento. Todas estas partes están obligadas por ley a proteger su privacidad y a dar efecto a los derechos que le asisten en virtud del RGPD.

9.      Ejercicio de los derechos que le asisten en virtud del RGPD

Derechos en relación con sus datos

a.      Acceso

Puede solicitar el acceso a los datos personales sobre usted que obren en nuestro poder en cualquier momento. Una vez que se ponga en contacto con nosotros para ello, tendremos que determinar si somos el responsable del tratamiento de sus datos personales. De no serlo, le pediremos que se ponga en contacto directamente con el responsable de los datos o solicitaremos su permiso para ponernos en contacto con este en su nombre. De serlo, podrá acceder a estos datos personales, y rectificarlos o eliminarlos, salvo en las siguientes circunstancias:

  • Que el coste de hacerlo fuera desproporcionado o irrazonable; o
  • Que no pudiéramos divulgar sus datos sin divulgar a la vez los datos de otros individuos, o la información confidencial de RONIN o de sus clientes

b.      Portabilidad

En base a su autorización para que tratemos sus datos, también tendrá derecho a la portabilidad de los mismos, lo cual significa que puede solicitar recibir sus datos personales en un formato de fácil lectura y que pueda ser reutilizado por otros, en caso de que deseara compartirlo con otro responsable del tratamiento.

c.      Rectificación

También puede solicitar que rectifiquemos los registros que obran en nuestro poder en relación con su persona. La información inexacta puede generar frustración y comunicaciones erróneas, y nos comprometemos a garantizar que la información que tenemos sobre usted sea lo más exacta posible. Trabajamos con ahínco para mantener datos personales exactos, completos, actualizados y pertinentes, basados en la información más reciente que se nos haya facilitado. Confiamos en usted para que nos ayude a mantener su información personal exacta y actualizada respondiendo a nuestras preguntas con sinceridad.

d.      Supresión

También tiene derecho a suprimir sus datos, el denominado «derecho al olvido». Si nos concedió su permiso para guardar o tratar sus datos, tiene derecho a revocar dicho permiso y solicitar que suprimamos sus datos. Puesto que con frecuencia nos ponemos en contacto con usted en nombre de otras empresas que pueden haber compartido sus datos de contacto, a veces tendremos que ponernos en contacto con estas para comunicarle su decisión de revocar su consentimiento. Existen límites con respecto a este derecho de supresión: si suprimimos todos sus datos, podremos volver a ponernos en contacto con usted por azar sencillamente porque un estudio de mercado requiere el contacto con una muestra representativa de la población; esto no significa que conservemos sus datos, sino que el contacto ha sido fruto de una selección aleatoria.

e.      Limitación

También tiene derecho a ejercer su derecho a limitar el tratamiento de sus datos personales. El derecho de limitación implica que no podremos seguir tratando sus datos; solo podremos almacenarlos con el fin de asegurarnos de que no se realice ningún tipo de tratamiento adicional de los mismos. Por lo general, esta es la mejor forma de impedir que volvamos a ponernos en contacto con usted, porque nos permite conservar la información estrictamente necesaria para asegurarnos de que sus datos queden excluidos de proyectos futuros.

f.        Oposición

Como se ha dicho, en ocasiones podemos compartir sus datos personales con proveedores terceros con fines de control de calidad. Puesto que nuestra base jurídica para hacerlo responde a intereses legítimos, tiene derecho a oponerse a este tratamiento. Todos los proveedores que contratamos operarán de conformidad con la legislación en materia de protección de datos y la primera vez que se pongan en contacto con usted le informarán de que puede oponerse a este tratamiento en cualquier momento, en cuyo caso nos lo notificarán y actuaremos en consecuencia.

g.       Plazos y verificación de la identidad

Si desea ejercer cualquiera de estos derechos, sírvase ponerse en contacto con nosotros por vía postal o electrónica utilizando los datos de contacto que figuran en la sección «Contacto». Nuestros equipos harán todo lo posible por responder a su solicitud en un plazo de 30 días. Si necesitáramos más tiempo, se lo haríamos saber dentro de este plazo. Es posible que antes tengamos que ponernos en contacto con usted al objeto de solicitar información adicional para confirmar su identidad, a fin de no atender solicitudes maliciosas o fraudulentas.

Esta información solo se almacenará para verificar que su solicitud es auténtica, tras lo cual, se destruirá; esta información no se utilizará con ningún otro fin. Si su solicitud pudiera afectar a otros interesados, es posible que debamos adoptar otras medidas de verificación, que le comunicaremos por escrito.  Si no pudiéramos atender su solicitud, nos pondríamos en contacto con usted por escrito para explicarle los motivos. Si la solicitud se considerara desproporcionada o excesiva, podremos solicitar el pago de un pequeño canon antes de enviarle una copia de sus datos; este importe siempre será razonable.

10. Retirada del consentimiento y conservación de la información

Ausencia de obligaciones

Si previamente autorizó nuestro tratamiento de sus datos personales, podrá retirar este consentimiento en cualquier momento. Existen dos formas de hacerlo:

  1. Por teléfono Si quiere hacerlo por teléfono durante un estudio, informe a nuestros encuestadores y procederemos de inmediato. Pondremos fin a la entrevista y registraremos la retirada del consentimiento para ese estudio.

 

  1. En línea Envíenos un mensaje a quality@ronin.com, citando el número de referencia completo que figura en su invitación e indicando que no quiere seguir participando en este estudio. También puede poner fin a su participación en cualquier momento cerrando el estudio.

 

  1. Correo electrónico Si no desea que sigamos tratando sus datos con ningún fin, incluidas futuras invitaciones a estudios, envíenos un mensaje a quality@ronin.com para comunicárnoslo.

Cuando participe en nuestros estudios, es posible que le pidamos sus opiniones personales, así como información demográfica, como su edad y la composición de su unidad familiar. No está obligado a contestar a ninguna de las preguntas que le hagamos y puede interrumpir su participación en un estudio en cualquier momento. Si se une al panel de estudios de mercado de RONIN, puede abandonarlo en cualquier momento siguiendo las instrucciones de cancelación de la suscripción que se incluyen en todas las comunicaciones que le enviamos.

11. Confidencialidad de las respuestas del estudio y de los datos personales

Protección de su identidad

Al elaborar los informes o notificar los resultados de los estudios que realizamos, incluimos sus respuestas junto a las del resto de los participantes y las comunicamos en un archivo de forma que nuestro cliente no pueda identificarle personalmente. Nuestro cliente podrá utilizar este archivo para comunicar los resultados del estudio al promotor del mismo. Nunca comunicaremos sus respuestas individuales de una forma que permita identificarle personalmente, con algunas excepciones que pasamos a detallar. Podemos divulgar sus datos y las respuestas del estudio a terceros del modo que sigue:

  1. Si usted solicita o autoriza compartir su información identificativa y sus respuestas personales con terceros con un fin concreto; 
  2. Proporcionamos sus respuestas a terceros obligados por contrato a mantener la confidencialidad de la información divulgada y a usarla solo con fines de investigación; podemos hacerlo para asegurarnos de que no vuelvan a ponerse en contacto con usted para participar en un estudio que ya haya realizado o con fines de control de calidad;
  3. En el extraño, pero posible, caso de que la información esté sujeta a divulgación para cumplir requisitos reglamentarios, legales o judiciales.

Las respuestas del estudio podrán ser recogidas, almacenadas o tratadas por nuestras filiales o por proveedores no afiliados, tanto dentro como fuera de la UE. Estos están obligados por contrato a mantener la confidencialidad de la información que recojan y nos comuniquen, y de la información que nosotros recogemos y les comunicamos, y deben proteger dicha información aplicando normas y prácticas de seguridad equivalentes a las nuestras, con independencia del lugar desde el cual operen. Véase la sección «Transferencia internacional de los datos».

12. Seguridad de la información personal

Protección de sus datos

Informamos y formamos a nuestros empleados sobre nuestras políticas y procedimientos en materia de confidencialidad, seguridad y privacidad, y hacemos hincapié en la importancia de su cumplimiento. Nuestros procedimientos de seguridad son coherentes con las normas comerciales generalmente aceptadas aplicadas para proteger la información personal y se revisan con regularidad para garantizar dicha protección.

Podemos transferir información personal a nuestras filiales y a proveedores no afiliados con fines de investigación, como el tratamiento de los datos. Exigimos a estas empresas que protejan toda la información personal de un modo coherente con nuestras medidas y con las leyes. Aplicamos las normas de la industria generalmente aceptadas para proteger la información personal que recibimos, tanto durante la transmisión como una vez recibida. Entre estas normas se incluyen el cifrado, la protección con contraseña, la transferencia segura de archivos y otras medidas, como la limitación del número de usuarios que pueden acceder a su información en un momento dado, y revisamos estas normas regularmente.

13.  Transferencia internacional de los datos

Protección de sus datos dentro y fuera del EEE

En ocasiones, tendremos que transferir sus datos fuera del Espacio Económico Europeo («EEE») para poder prestarle nuestros servicios, bien para apoyar a los proveedores o bien porque nuestros clientes no están radicados en el EEE. Cuando lo hagamos, se lo comunicaremos antes de tratar sus datos y solicitaremos su consentimiento expreso para hacerlo, garantizando una transmisión segura de los mismos. Los datos solo se utilizarán del modo en que se utilizarían dentro del EEE, con el mismo respeto por sus derechos y su privacidad. Para garantizarlo, se aplicará al menos una de estas medidas:

  • La transferencia tendrá como destinatario un país que cuente con leyes de protección de datos que, según la Comisión Europea, proporcionen un nivel de protección adecuado conforme a las normas del EEE;
  • Formalizaremos un contrato con el destinatario de los datos que le exija conceder a sus datos el mismo nivel de protección que el aplicado en el EEE.

14.  Conservación de los datos

Si no los necesitamos, los suprimimos

En todo momento nos aseguraremos de conservar únicamente los datos que necesitemos y solo durante el tiempo que los necesitemos. Revisamos con regularidad los datos que conservamos. Si consideramos que el fin para el que los conservábamos deja de ser pertinente, los suprimiremos. También nos esforzamos por recoger únicamente los datos que necesitamos.

El plazo concreto variará, pero si no tenemos una necesidad comercial o legal para conservarlos, los suprimiremos de una forma segura o los anonimizaremos para que nadie pueda vincularlos con su persona. Por ejemplo:

  • Puede que tengamos que conservar su información durante más tiempo del habitual en caso de que haya ganado un incentivo por participar en un estudio, pero aún no lo haya canjeado en nuestro sitio web.
  • Si es usted un profesional sanitario, puede que tengamos que conservar los informes de acontecimientos adversos experimentados por sus pacientes hasta estar seguros de que estos han recibido un seguimiento adecuado.

15. Normas de calidad

Excelencia empresarial

Nuestro compromiso con usted y con la calidad de nuestro trabajo se constata a través de nuestra afiliación a asociaciones profesionales y la certificación de normas ISO.

Si desea más información sobre estas leyes, códigos y directrices, visite los sitios web.

16. Cómo dejar de recibir nuestros mensajes

¿Recibe demasiados mensajes?

Esperamos que esté contento con el contenido y la naturaleza de las comunicaciones que le enviamos, pero si quiere dejar de recibir mensajes de RONIN, solo tiene que hacer clic en el enlace «cancelar la suscripción» que encontrará al final de los mismos.

17. Contacto

¿Alguna pregunta o consulta?

Hemos designado un delegado de protección de datos a quien puede dirigir sus preguntas sobre esta Política, sus datos personales y el uso que hacemos de ellos. Este delegado también actúa como punto de contacto con las organizaciones y los organismos reguladores que deseen formular preguntas sobre sus datos y el uso que hacemos de ellos. Si tiene alguna pregunta, también sobre esta Política, envíe un mensaje a nuestro delegado de protección de datos a quality@ronin.com, o diríjase a nosotros mediante correo postal a:

A/A: Data Protection Officer (delegado de protección de datos)

Harling House, 4th floor

47-51 Great Suffolk Street

SE1 0BS, Londres, Reino Unido

 

Haremos todo lo posible por abordar las reclamaciones o las controversias surgidas en relación con los datos personales o la privacidad, pero si tiene motivos para creer que no hemos tratado sus datos de manera leal y nuestra respuesta no le satisface, puede presentar una reclamación ante la Information Commissioner’s Office (ICO), la autoridad de protección de datos del Reino Unido y la autoridad de control en el Reino Unido, llamando al teléfono 0303 123 1113 o enviando un mensaje a www.ico.org.uk.

 

Si no reside en el Reino Unido, puede presentar una reclamación ante su autoridad de protección de datos nacional. Aquí encontrará una lista de las instituciones pertinentes (último acceso: 9 de mayo de 2018).

 

18. Modificaciones de esta Política

Es posible que necesitemos o decidamos modificar esta Política periódicamente. Si lo hacemos de un modo que afecte al modo de usar sus datos personales, publicaremos un aviso en nuestro sitio web para advertirle de esta modificación. Dicha modificación se aplicará desde el momento en que se realice en nuestro sitio web.